IT - MÁY TÍNH‎ > ‎

MẸO WORD - EXCEL

Làm việc với Word, Excel của Microsoft là không thể thiếu với các công việc văn phòng hay trên máy tính cá nhân. Nếu bạn làm kế toán thì lại càng cần các kỹ năng về Word và Excel hơn. Dưới đây là một số mẹo mà Soho Saigon giới thiệu.

Cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel

Việc đặt password để giữ các thông tin nhạy cảm, bí mật tránh bị rò rỉ ra ngoài (ví dụ có ai đó copy file của bạn).
MS Word 2007 và Excel 2007:
  • Nhấp nút Microsoft Office Button, chọn "Save as"
  • Ở màn hình lưu file, nhấp "Tools" => "General Options..."
  • Nhập password để mở tệp (Password to Open) và password để thay đổi tệp (Password to Modify), nhấp OK. Nếu không đặt Password to Modify thì khi mở bạn có thể thay đổi tệp mà không cần nhập 2 lần password.
  • Ở màn hình lưu tệp, nhấp "Save"
Nếu đặt "Password to Modify" khác rỗng, bạn sẽ phải nhập cả password này nếu muốn thay đổi file. Nếu không đặt password này thì bạn chỉ cần nhập "Password to Open" là có thể ghi vào file.
Xem hướng dẫn bằng hình ảnh trên WikiHow cho Word, Excel.

Gõ xuống dòng trong Excel

Nếu bạn gõ Enter thì bạn sẽ tới ô kế tiếp bên dưới chứ không xuống dòng trong một ô. Xuống dòng trong một ô là "Alt + Enter".

Gõ nhanh ngày tháng trong Excel

Nếu bạn gõ ngày tháng như 25/7/2013 hay 25-7-2013 thì Excel sẽ nhầm đây là một phép tính số và cho ra kết quả. Bạn phải làm cho Excel hiểu đây là chuỗi ký tự, sẽ mất thời gian khi nhấp phải ô chọn Format Cell, chọn Format cho ô đó là String.
Để gõ ngày tháng một cách nhanh chóng, hãy dùng dấu nháy đơn: '
Ví dụ, gõ ngày tháng dùng chuỗi này: '25-07-2013
Dấu nháy đơn để chỉ đây là chuỗi chữ (string) chứ không phải phép toán.

Số điện thoại cũng vậy, thường bị mất số 0 ở đầu do Excel nhầm đây là chuỗi số có giá trị và bỏ chữ số 0 thừa đi. Bạn hãy dùng dấu nháy đơn như trên.

Để văn bản tự động xuống dòng trong ô Excel

Chọn một hay nhiều ô, nhấp chuột phải chọn "Format Cell(s)" rồi chọn "Wrap text" (cuộn văn bản).

Tắt AutoComplete (Tự động điền) trong Excel

Đây là tính năng tự động điền dựa trên lịch sử (history) các từ bạn đã điền. Ví dụ bạn đã điền "Soho Saigon" thì các ô sau bạn mới gõ "So" thì từ này sẽ hiện ra cho bạn chọn. Việc tự động điền thường gây ra lỗi chính tả khi bạn gõ tiếng Việt, do đó bạn nên tắt nó đi. AutoComplete mặc định được bật trong Excel.
Cách tắt AutoComplete:
  • Nút Office Button => "Excel Options" => Tab "Advanced" => Bỏ chọn khỏi ô Enable AutoComplete for cell values


Tắt soát chính tả và ngữ pháp trong Word 2007

Khi bạn gõ tiếng Việt, soát chính tả (spell check) và soát ngữ pháp (grammar check) của Word làm văn bản bị đánh dấu tùm lum rất khó nhìn và kiểm tra dấu câu (đặc biệt dấu nặng). Các chức năng này hữu dụng khi gõ tiếng Anh nhưng khi soạn tiếng Việt bạn nên tắt nó đi.
Cách tắt:
  • Nút Office => Word Options => Proofing => Bỏ chọn khỏi "Check spelling as you type" và "Check grammar as you type"

Bật, tắt macro trong Excel

Macro là chương trình được lập trình (viết bằng Visual Basic) để chạy lệnh thực hiện thao tác nào đó trong Excel. Đôi khi bạn nhận được file Excel từ khách hàng chứa Macro và cần chạy để kiểm tra kết quả.
Lưu ý: Macro có thể chứa virus xâm hại và ăn cắp thông tin, nên bạn cần kiểm tra người gửi đến bạn là tin cậy cũng như xác minh lại thông tin, tránh bị gửi file có chứa virus và bị lây nhiễm. Thông thường, bạn nên TẮT macro vì lý do an toàn.

Bật, tắt macro:
  • Bước 1: Cho hiện "Developer" Tab trên thanh Menu: Nút Office Button => Excel Options => Ở tab "Popular" đánh dấu chọn vào "Show Developer Tab in the Ribbon"
  • Bước 2: Tab Developer => "Macro Security" => Ở tab "Macro Settings" chọn "Disable all macros with notification" để tắt mọi Macro có thông báo và chọn "Enable all" để bật các Macro lên.
Bình thường, bạn nên chọn "Disable all" để tránh máy tính bị tấn công khi mở file Excel có chứa virus.

Chạy Macro trong Excel:
  • Developer tab => "Macros" => Chọn macro và "Run"